Una delle tendenze in più rapida crescita nell'assistenza sanitaria è l'uso di un'analisi di qualità per migliorare le finanze. I responsabili degli uffici medici stanno affrontando molte difficoltà a causa dei costanti cambiamenti negli standard di fatturazione e codifica e dei requisiti IT. Può essere piuttosto una sfida per il manager tenere il passo con così tanti cambiamenti, specialmente in un piccolo ufficio con personale limitato. Non devi farlo da solo. Un'opzione è assumere un analista di qualità a tempo pieno o per contratto per raccomandare obiettivi, migliorare i processi e come misurarli.
Responsabilità degli analisti di qualità
Un analista di qualità è un emittente di fatture e / o un programmatore medico esperto che svolge controlli di rendimento presso l'ufficio medico specificamente in relazione alla fatturazione e alla contabilità clienti . L'analista di qualità ha molte responsabilità, ma l'obiettivo principale è quello di migliorare i processi e abbreviare i tempi di ciclo delle entrate.
Secondo l'HFMA (Healthcare Financial Management Association), i giorni medi dei conti correnti (A / R) sono 44,5. Se i tuoi giorni A / R sono maggiori di 60, il tuo studio medico potrebbe beneficiare in modo significativo dell'assunzione di un analista di qualità.
Potresti impiegare un analista di qualità a tempo pieno o su base contrattuale come necessario.
Raccomandare obiettivi di miglioramento delle prestazioni
Quali dovrebbero essere i tuoi obiettivi per migliorare le prestazioni finanziarie del tuo studio medico? L'analista della qualità può esaminare i processi e le prestazioni e formulare raccomandazioni.
- Aumentare le raccolte di cassa totali su base consistente migliorando i processi di consulenza finanziaria, registrazione, ammissione, fatturazione e riscossione.
- Aumentare la soddisfazione dei dipendenti e ridurre il fatturato fornendo incentivi e aumentando i salari.
- Aumentare le collezioni anticipate fornendo un'ampia formazione al personale addetto alla registrazione, implementare verifiche assicurative al 100% e fornire stime di pagamento per ogni paziente in ogni punto di accesso dalla pianificazione dello scarico fino a quando non vengono effettuati pagamenti o accordi di pagamento.
- Riduzione dei giorni di scarico totali, non fatturazione finale, invecchiamento dei giorni di contabilità clienti, addebiti tardivi, svalutazioni di crediti inesigibili e tassi di rifiuto.
Identificare opportunità per la formazione e lo sviluppo
Quali ulteriori corsi di formazione e addestramento richiedono al personale per essere aggiornati con nuove normative, linee guida e processi? Gli emittenti di fatture e i programmatori potrebbero anche trovare difficile trovare il tempo di leggere tutti i nuovi aggiornamenti. Hai opzioni su come puoi fornire questo per il tuo staff.
- Fornire ausili per il lavoro o altri strumenti di supporto delle prestazioni per aumentare le prestazioni del personale, inclusi script di raccolte, manuali di fatturazione specifici per il cliente, modelli per la determinazione delle stime del paziente e altri.
- Sviluppare o rinnovare i processi di formazione di nuovi noleggi
- Pianificare sessioni di formazione o giorni per il personale che non soddisfa le aspettative in particolari aree utilizzando un team di formatori dedicati.
- Incoraggiare e pianificare la formazione incrociata tra le diverse mansioni lavorative per evitare errori o ritardi che incidono sulle raccolte di cassa.
- Pianificare le riunioni del team sul ciclo delle entrate ogni due settimane finché non vengono raggiunti gli obiettivi di miglioramento delle prestazioni.
- Incoraggiare i dipendenti a partecipare a conferenze, webinar e sessioni di formazione online per migliorare la base di conoscenze sul ciclo delle entrate.
Suggerire attività di miglioramento dei processi
Come puoi migliorare i tuoi processi una volta individuati punti deboli e fonti di errore e opportunità mancate? L'analista di qualità può formulare raccomandazioni.
- Stabilire processi di miglioramento continuo della qualità per identificare errori e pratiche di fatturazione imprecise tra cui la ricerca di richieste respinte, reclami negati e crediti sottopagati.
- Creare un piano di azioni correttive una volta identificati gli errori.
- Dare priorità alle aree che mostrano il maggior bisogno di miglioramento.
- Mantieniti aggiornato sui cambiamenti del settore rimanendo informato.
- Utilizzare il personale IT in modo efficace per passare a processi più automatizzati, migliorare il flusso di lavoro e migliorare l'efficienza operativa.
- Esternalizzare con difficoltà i conti come la retribuzione in proprio e le richieste di risarcimento per esentare il personale a concentrarsi sui conti assicurativi.
- Sviluppa uno standard per misurare le prestazioni in base alla qualità e alla produzione.
Misurare le prestazioni
Se non misurate, non saprete se i vostri sforzi di miglioramento sono stati efficaci. I tuoi obiettivi devono essere misurabili e devi impostare i processi di misurazione.
- Efficienza: si riferisce al modo in cui tempo e sforzi vengono utilizzati per svolgere compiti lavorativi
- Efficacia: si riferisce a come vengono eseguite le attività accuratamente o completamente
- Tempestività: si riferisce al fatto che il lavoro venga eseguito entro il periodo di tempo desiderato.
- Produttività: si riferisce al valore dell'output del lavoro eseguito o del reddito risultante dal lavoro svolto. Qualità: si riferisce al grado in cui il lavoro svolto soddisfa gli standard, i requisiti e le aspettative.