Il personale della reception è di solito il primo contatto che il paziente ha con il tuo ufficio. Non stanno solo rispondendo al telefono o salutando i pazienti. Sono inoltre responsabili della pianificazione degli appuntamenti e dell'ottenimento delle informazioni demografiche dei pazienti. Devono essere in grado di stare al passo con il ritmo veloce di un ufficio medico e prestare molta attenzione ai dettagli. Ecco 8 responsabilità del personale della reception.
1 -
Accoglie e saluta ...Una persona della reception accoglie e saluta tutti i pazienti e i visitatori, di persona o al telefono. Come tutti sanno, le prime impressioni sono durature. Le prime impressioni che i tuoi clienti ricevono sulla tua pratica medica sono spesso da parte del personale dell'ufficio che le rende cruciali per il successo della tua organizzazione. Fornire un'assistenza di alta qualità e un eccellente servizio clienti prevengono la perdita di entrate per l'ufficio medico a causa di un alto livello di soddisfazione del paziente.
2 -
Risponde al telefono…pur mantenendo un modo educato e coerente con l'utilizzo dell'etichetta telefonica corretta. Avere buone maniere telefoniche è un compito semplice. Avere buone maniere telefoniche significa semplicemente essere professionali e trattare gli altri nel modo in cui vuoi essere trattato se tu fossi il chiamante. È importante che il personale del tuo studio medico offra costantemente un modo educato e coerente per il telefono. Quando un paziente chiama, il modo in cui il personale della reception gestisce la chiamata determina il modo in cui viene percepita la struttura.
3 -
Mantiene l'area della reception ...pulito e organizzato. Mantenere pulito il tuo studio medico non è solo il modo in cui appare. Un ufficio medico pulito è essenziale per mantenere dipendenti e pazienti sani e salvi. Mantenere l'ufficio medico libero da germi è più di ciò che è in superficie; si tratta di avere un ambiente sano e sterile per prevenire malattie infettive.
4 -
Registra nuovi pazienti ...e aggiorna i dati demografici dei pazienti esistenti raccogliendo informazioni dettagliate sui pazienti, comprese informazioni personali e finanziarie. Il ciclo di un account paziente ha origine con l'inserimento iniziale delle informazioni demografiche dei pazienti che includono dati demografici dei pazienti e informazioni sull'assicurazione. Le informazioni non valide possono ritardare il pagamento.
5 -
Facilita il flusso del paziente ...notificando il fornitore dell'arrivo dei pazienti, essendo a conoscenza dei ritardi e comunicando con i pazienti e lo staff clinico. Se i pazienti del tuo studio medico non sono soddisfatti dell'intero processo, potrebbero non tornare indietro. Fornire un'assistenza di alta qualità e un eccellente servizio clienti prevengono la perdita di entrate per l'ufficio medico a causa di un alto livello di soddisfazione del paziente. Molto probabilmente i pazienti continueranno a tornare fintanto che saranno soddisfatti dell'intero processo.
6 -
Rispondere a…pazienti, pazienti potenziali e richieste dei visitatori in modo cortese. Una tecnica chiamata "ascolto attivo" è uno strumento utile per garantire che la comprensione sia completa. In questa tecnica, l'ascoltatore riformulerà le informazioni che hanno ascoltato con le loro stesse parole. Se questa informazione è corretta, lo scambio è completo, altrimenti il mittente delle informazioni può correggere eventuali malintesi in questo momento. Questo scambio richiede solo un po 'più di tempo ed è uno strumento efficace per la creazione di responsabilità perché tutti coloro che sono coinvolti nello scambio sanno che le aspettative erano chiare e comprese.
7 -
Mantiene forniture per ufficio medico ...adeguatamente rifornito anticipando le esigenze di inventario, ordinando e monitorando le apparecchiature per ufficio.
8 -
Protegge la riservatezza del paziente ...assicurandosi che le informazioni sanitarie protette siano protette non lasciando PHI in un sito semplice e disconnettendosi dal computer prima di lasciarlo incustodito. Mantenere la riservatezza del paziente non solo rende i pazienti sicuri di essere trattati presso la vostra struttura medica, è anche la legge. Qualsiasi organizzazione che accede alle informazioni sulla salute dei pazienti è considerata un'entità coperta ed è richiesta dalla legge per conformarsi alle disposizioni HIPAA o affrontare sanzioni civili e / o penali. È imperativo che le cartelle cliniche rimangano confidenziali e non possano essere accessibili da persone che non dispongono dell'autorizzazione appropriata. Le divulgazioni fatte in merito alle informazioni sanitarie protette (PHI) di un paziente senza la loro autorizzazione sono considerate una violazione della normativa sulla privacy.