4 modi per migliorare la pianificazione degli uffici medici per ridurre i tempi di attesa

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Schedulazione appropriata degli appuntamenti dei pazienti

Può essere una sfida creare un equilibrio tra vedere un numero sufficiente di pazienti per soddisfare i bisogni finanziari della pratica, ma offrire comunque un alto livello di assistenza ai pazienti di qualità . Tieni a mente queste cose:

• I pazienti non devono aspettare più di 15 minuti per il loro appuntamento programmato.
• Considerando quanto può essere imprevedibile l'assistenza sanitaria, è comprensibile che ci possano essere delle volte in cui i pazienti avranno un'attesa più lunga.
• I tipi di visite dei pazienti variano in base alla specialità della pratica, alla diagnosi del paziente e alle procedure che vengono eseguite durante la visita. Ciò significa che è necessario assegnare un diverso requisito temporale a ciascun tipo di visita.
• Il numero di visite giornaliere dei pazienti dovrebbe essere in grado di coprire le spese dell'ufficio e, ovviamente, realizzare un profitto.
• Quando si sviluppa il progetto o la struttura del sistema di pianificazione del paziente, è importante considerare tutti gli eventi possibili che potrebbero causare interruzioni al flusso del paziente.

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Ridurre le interruzioni del flusso del paziente

• Arrivi tardivi: per risolvere questo problema, è necessario stabilire alcune restrizioni su quanto può essere tardo un paziente senza dover riprogrammare, consentire a un paziente che è in anticipo di spostarsi fino allo slot del paziente tardivo e programmare i pazienti cronicamente in ritardo verso la fine del il giorno.
• No show: ci sono tre modi per prevenire appuntamenti mancati.
  1. Promemoria chiama i pazienti 24 - 48 ore prima del loro orario di appuntamento programmato.
  2. Un modo per ridurre la mancata presentazione è l'uso della pianificazione dei pazienti online. I pazienti possono gestire, programmare o riprogrammare i propri appuntamenti che rendono meno probabile la mancata presentazione.
  3. Fatturazione dei pazienti una tassa di mancata presentazione per gli appuntamenti mancati. Le tasse di no-show non solo compensano parte delle mancate entrate, ma insegnano anche ai tuoi pazienti a dare un avviso se stanno per cancellare il loro appuntamento. Ciò consente inoltre di riprogrammare l'appuntamento mentre il paziente è al telefono.
• Walk-in : rivedere le tendenze su quando l'ufficio medico tende a vedere più walk-in come il lunedì o durante la stagione influenzale e apportare le modifiche di conseguenza.

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Comunicazione aperta con i pazienti

• Avvisare i pazienti quando gli appuntamenti sono in ritardo rispetto al programma
• Insegnare al personale dell'ufficio medico su come rispondere alle domande dei pazienti non cliniche
• Sviluppare e distribuire sondaggi sulla soddisfazione dei pazienti
• Comunicare per iscritto quando appropriato. Qualsiasi modo semplice ed efficace per assicurarsi che i pazienti ricevano informazioni importanti per la loro assistenza è di fornire loro delle dispense come le informazioni di base sulla pratica medica, un elenco di articoli da portare a visita , le politiche di pagamento e le note sulla privacy.

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Comunicazione telefonica ed elettronica

Telefono

Come uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati, la comunicazione telefonica non dovrebbe essere presa alla leggera. Spesso è la prima interazione che un medico ha con un paziente. Ecco alcuni consigli di base che puoi offrire al personale del tuo studio medico per migliorare l'etichetta telefonica.

• Ascolto attivo
• Buone maniere telefoniche - professionali e cortesi
• Mantenere la riservatezza
• Ringraziali sempre per aver chiamato
• Non riattaccare mai prima
• Quando si ricevono messaggi, ottenere quante più informazioni possibili
• Stai calmo ed educato, anche quando un paziente è scortese con te

Elettronico

La stessa professionalità che useresti al telefono, corrispondenza postale o faccia a faccia dovrebbe anche essere espressa in un'email. Ricorda sempre che l'email è una forma di comunicazione e il modo in cui il ricevente interpreta il messaggio è l'unica cosa che conta.

• Assicurati che l'e-mail sia la forma di comunicazione appropriata per il tuo messaggio anziché una telefonata o una riunione. Tieni presente che il contenuto deve riflettere l'immagine e il livello di professionalità atteso dal tuo ufficio medico.
• Usa la corretta grammatica, punteggiatura e ortografia. Inoltre, assicurati di mantenere il messaggio conciso e di utilizzare il layout corretto per il tuo messaggio che lo rende più facile da leggere.
• Assicurati che l'email sia inviata ai destinatari appropriati. Le informazioni in un ufficio medico, in particolare relative alle informazioni sui pazienti, dovrebbero essere condivise solo sulla base della necessità di conoscere.