Come essere chiaro e conciso
Con la pianificazione e la cura, il responsabile dell'ufficio medico può aumentare l'efficienza e l'efficacia attraverso tecniche e pratiche di comunicazione di successo. La comunicazione è uno degli strumenti più importanti in ogni relazione, personale o professionale. Nell'ufficio medico, comunicazioni chiare tra il personale sono essenziali per garantire la qualità dell'assistenza dei pazienti.
La comunicazione è a 2 vie
Affinché la comunicazione sia completata, devono esserci idee o informazioni da condividere, qualcuno che dia l'informazione o l'idea e qualcuno che riceverà le informazioni.
La comunicazione è migliore quando è reciproca, nel senso che le idee e le informazioni sono condivise tra le due persone, con ogni dare e prendere dallo scambio. Quando la comunicazione è unilaterale, la possibilità di errori di comunicazione o di incomprensioni è alta, e ciò porta a aspettative insoddisfatte ea scarsi risultati.
In una relazione, molto spesso torniamo indietro e ci scusiamo per qualsiasi incomprensione e riproviamo. Ma in uno studio medico, i problemi di comunicazione possono essere costosi sia fisicamente che finanziariamente. Studi tra i leader più efficaci dimostrano che la comunicazione è l'abilità più importante che un manager o un leader può possedere e utilizzare.
Comunicazione efficace nell'ambiente dell'ufficio medico
Per comunicare in modo più efficace, informazioni chiare e concise sono fondamentali.
Sia che si tratti di una comunicazione scritta, di un'e-mail in ufficio , di un'interazione one to one o di un'impostazione di gruppo, è importante attenersi all'argomento in questione e non allontanarsi dal punto. L'utilizzo dei cinque W e un approccio H al giornalismo contribuiranno a mantenere l'attenzione sul problema:
- Chi: chi ha bisogno che le informazioni vengano condivise? Chi influenzerà questa informazione? Chi è o sarà responsabile?
- Cosa: quali passi devono essere presi? Quale risultato è desiderato? Quali risorse sono necessarie per completare il processo o il progetto? Quali sono le circostanze che influiscono direttamente sulla questione?
- Perché: perché è così importante? Perché la persona che riceve queste informazioni è inclusa?
- Dove: dove si svolgerà l'evento, l'incontro, il lavoro? Dove sono i materiali o i dati necessari per completare il progetto?
- Quando: quando è l'incontro? Quando è la scadenza? Quando vengono richiesti feedback o progressi?
- Come: come sarà misurato il successo? Come saranno valutate le prestazioni? Come sarà certo il completamento?
Sii chiaro e conciso: elimina Chatter e Fluff
Queste sono solo alcune domande che potrebbero essere indirizzate per mantenere le informazioni chiare e concise. Un'altra buona regola generale quando si parla di altri è: "Dì cosa intendi e intendi quello che dici".
Quando gli altri sanno che fornisci informazioni e feedback significativi, è più probabile che ascoltino attentamente e considerino il tuo scambio con rispetto. Un manager che chiacchiera, chiacchiera incessantemente su argomenti non aziendali, o si allontana dall'argomento durante le riunioni, sarà meno efficace perché i suoi dipendenti inizieranno ad affinare il "fluff". Mentre è importante avere un rapporto di lavoro con i tuoi colleghi e dipendenti, è altrettanto importante avere una consapevolezza professionale.
Feedback - Ascolto attivo
Il feedback è un'altra parte importante della comunicazione efficace. L'ascolto di feedback aiuterà tutte le parti nella comprensione. Una tecnica chiamata "ascolto attivo" è uno strumento utile per garantire che la comprensione sia completa. In questa tecnica, l'ascoltatore riformulerà le informazioni che hanno ascoltato con le loro stesse parole. Se questa informazione è corretta, lo scambio è completo, altrimenti il mittente delle informazioni può correggere eventuali malintesi in questo momento. Questo scambio richiede solo un po 'più di tempo ed è uno strumento efficace per la creazione di responsabilità perché tutti coloro che sono coinvolti nello scambio sanno che le aspettative erano chiare e comprese.
I vantaggi di una comunicazione chiara nell'ufficio medico
Una comunicazione chiara ed efficace consente di risparmiare tempo, denaro ed esasperazione. Quando tutte le parti comprendono ciò che è necessario, atteso e accettabile, i progressi sono più certi. Quando tutte le parti capiscono perché qualcosa è necessario, si sentono rispettati. Quando le idee vengono scambiate e viene considerato un feedback, tutte le parti si sentono incluse e importanti per il processo. Questi sentimenti di inclusione e importanza sono cruciali per il morale degli uffici e il successo generale della pratica.