Oggi la comunicazione elettronica sta diventando più popolare delle telefonate, della posta "snail" e, anche in alcuni casi, delle riunioni faccia a faccia. In qualsiasi ambiente professionale, incluso lo studio medico, è importante considerare diverse cose quando si inviano e-mail a colleghi, pazienti, medici, ospedali, venditori o altri professionisti.
Le persone trascorrono gran parte della loro giornata aprendo e leggendo e-mail.
Il tempo prezioso non dovrebbe essere sprecato su e-mail inefficaci e non importanti. La stessa professionalità che useresti al telefono, corrispondenza postale o faccia a faccia dovrebbe anche essere espressa in un'email. Ricorda sempre che un'e-mail è una forma di comunicazione e il modo in cui il ricevente interpreta il messaggio è l'unica cosa che conta.
Prima di creare e inviare un'e-mail, poniti diverse domande.
- La posta elettronica è la migliore forma di comunicazione per le informazioni che invio?
- È professionale?
- E 'conforme HIPAA?
- Rappresenta accuratamente me e l'ufficio medico?
Regola numero 1 di e-mail
Pensa al contenuto del tuo messaggio prima di premere INVIA . Assicurati che l'e-mail sia la forma di comunicazione appropriata per il tuo messaggio anziché una telefonata o una riunione. Tieni presente che il contenuto deve riflettere l'immagine e il livello di professionalità atteso dal tuo ufficio medico.
Non inviare, inoltrare o rispondere a qualsiasi email che contenga natura oscena, offensiva, diffamatoria, diffamatoria, razzista o sessuale. Le sanzioni possono essere severe per te e l'ufficio medico.
Regola n. 2 per l'etichetta email
Utilizzare la corretta grammatica, punteggiatura e ortografia. Di nuovo, il tuo messaggio è un riflesso del tuo ufficio medico.
Inoltre, assicurati di mantenere il messaggio conciso e di utilizzare il layout corretto per il tuo messaggio che lo rende più facile da leggere. Correggi la tua email prima di premere INVIA .
Non utilizzare TUTTI I CAPPELLI poiché si ritiene che urli o urli nel mondo online. Usa grassetto o corsivo per enfatizzare una parola o una frase. Inoltre, evita l'uso di caratteri estremamente fantasiosi o strani poiché questo rende la tua posta più difficile da leggere.
Regola n. 3 sull'etichetta di posta elettronica
Assicurati che l'email sia inviata ai destinatari appropriati. Le informazioni in un ufficio medico, in particolare relative alle informazioni sui pazienti, dovrebbero essere condivise solo sulla base della necessità di conoscere. Inoltre, considera che le persone potrebbero considerare informazioni non rilevanti per loro come "posta indesiderata".
Non discutere informazioni personali e riservate o allegare file paziente in un messaggio di posta elettronica. Utilizzare numeri di account paziente o numeri di record medici per consigliare a qualcuno di rivedere l'account. Le tue informazioni dovrebbero essere annotate lì.
Regola n. 4 sull'etichetta di posta elettronica
Rispondere alle e-mail professionali entro 24 ore, quando possibile. Se ciò non ti da abbastanza tempo, rispondi almeno per dire che hai ricevuto l'e-mail e tornerai da loro il prima possibile.
Non rispondere a spam o richieste di iscrizione / annullamento dell'iscrizione.
Questo genererà solo più spam che invaderanno la tua email aziendale.
Regola n. 5 dell'etichetta di posta elettronica
Non tenere le emozioni lontane dalle e-mail. Sii educato e professionale. Sapere con chi si può essere informali dopo che è trascorso un tempo sufficiente a costruire quel tipo di relazione.
Non dire nulla in una e-mail che potresti rimpiangere in seguito. Fai attenzione quando invii o rispondi a un'e-mail con rabbia. Non fare mai commenti personali su un'altra persona, fare commenti che possano offendere qualcuno o dire qualcosa che non diresti di persona.
Regole per l'etichetta e-mail # 6
Mantenere umorismo, battute e ironia al minimo. Le intenzioni sono spesso "perse nella traduzione" nelle e-mail e le persone potrebbero non sempre capirsi.
Pensaci dal punto di vista del destinatario.
Non inviare, inoltrare o rispondere a lettere a catena. È un comportamento poco professionale e alcune persone lo considerano come posta indesiderata. Ricorda che qualsiasi contenuto che invii dovrebbe riflettere l'immagine e il livello di professionalità atteso dal tuo studio medico.