Ospitare riunioni efficaci dell'ufficio medico

Selezionare la giusta tempistica, impostare un ordine del giorno, discutere elementi di importanza in corso

Le riunioni dello staff medico possono essere molto efficaci se utilizzate in modo efficiente e produttivo. Le riunioni sono un'ottima forma di comunicazione per l'intera pratica e dovrebbero essere tenute regolarmente. Quando gli incontri sono programmati settimanalmente, bisettimanali o addirittura mensilmente, i dirigenti e il personale possono risolvere i problemi all'interno dell'ufficio in modo tempestivo.

Molte volte le riunioni possono diventare inefficaci quando non c'è abbastanza pianificazione coinvolta per contenere i limiti di tempo o le informazioni presentate non sono organizzate correttamente. Qui ci sono diversi modi in cui puoi ospitare riunioni di ufficio medico più efficaci.

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L'agenda

Lo sviluppo di un programma standard consente di affrontare gli argomenti chiave di ogni riunione nell'ordine di importanza. Ciò consente a ciascuna riunione di fluire senza problemi e di rimanere in argomento con un tempo sufficiente per discutere tutti gli argomenti più importanti. Molte volte le riunioni andranno oltre l'orario previsto, ma la riunione potrebbe concludersi in tempo fintantoché verranno affrontate le questioni importanti.

Un'agenda tipica per le riunioni include:

1. Benvenuto e introduzione
2. assenze
3. Verbale della riunione precedente
4. Problemi derivanti dalla riunione precedente
5. Elenco degli articoli da discutere in ordine di importanza
6. Qualsiasi altra attività che permetta ai membri del personale di portare altri argomenti
7. Qualsiasi nuova attività per il prossimo incontro
8. Chiusura della riunione

Nell'elenco di elementi, includere elementi standard che devono essere indirizzati a ciascuna riunione. Questi possono essere il controllo delle infezioni, l' HIPAA e gli obiettivi finanziari.

Cerca gli articoli ricorrenti da ordini del giorno precedenti, come la negazione dei reclami, i tempi di attesa lunghi e i problemi di soddisfazione del paziente.

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Frequenza e durata del tempo per soddisfare le esigenze di cura dei pazienti

La frequenza e la durata delle riunioni degli uffici dipendono da diversi fattori. A causa delle restrizioni temporali dell'ufficio medico , gli incontri non dovrebbero interferire con la cura del paziente.

Il momento migliore per pianificare un incontro sarebbe dopo ore o durante un periodo di tempo lento. In questo modo l'incontro avrebbe poche o nessuna interruzione e può iniziare e finire in orario. Un incontro bisettimanale o mensile che duri non più di un'ora sarebbe più conveniente.

Alcuni manager potrebbero volere anche incontrarsi una volta al mese con gruppi più piccoli o singoli membri del personale per affrontare argomenti più specifici. Questo è un passo importante che viene spesso lasciato fuori dai piani di riunione. I gruppi più piccoli o le riunioni individuali consentono alle persone di portare avanti o discutere argomenti di cui potrebbero non essere disposti a parlare di fronte a un gruppo più ampio. I manager possono anche usarlo come un'opportunità per discutere questioni riservate con i membri del personale senza che nessuno si senta individuato.

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Discutere articoli di importanza nell'ambiente medico

Sebbene ogni ufficio sia diverso, le dinamiche dell'ufficio medico sono molto simili per natura. Alcuni argomenti dovrebbero essere toccati in ogni riunione per garantire che il tuo studio medico sia conforme alle linee guida statali e federali.

• HIPAA: tutti i fornitori di servizi sanitari hanno la responsabilità di mantenere il personale addestrato e informato in merito alla conformità HIPAA . Se la divulgazione intenzionale o accidentale e non autorizzata di PHI è considerata una violazione di HIPAA. Ricorda al tuo staff ogni riunione sull'importanza di evitare la divulgazione di informazioni attraverso una conversazione di routine; discutere le informazioni dei pazienti nelle aree di attesa, nei corridoi o negli ascensori; corretto smaltimento delle PHI; e l'accesso alle informazioni deve essere strettamente limitato ai dipendenti il ​​cui lavoro richiede tali informazioni.
• Controllo delle infezioni: la prevenzione della diffusione delle malattie infettive è l'obiettivo principale del controllo delle infezioni nell'ufficio medico. Come tutti sappiamo, il lavaggio delle mani corretto è il modo più efficace per prevenire la diffusione di infezioni. Tuttavia, il lavaggio a mano da solo non può fare il lavoro. Promemoria amichevoli faranno molta strada per assicurarsi che il personale e i pazienti rimangano al sicuro.
• Obiettivi finanziari: il successo di qualsiasi struttura sanitaria dipende dalla forza della politica finanziaria dello studio medico e dal rendimento dell'ufficio nel raggiungere i propri obiettivi finanziari. Mantenere il personale informato su quanto bene o male l'ufficio sta eseguendo è un modo per continuare a funzionare bene o migliorare. Lo stato finanziario dell'ufficio è altrettanto importante per il personale perché sa che finché l'ufficio ha un buon rendimento finanziario, è più sicuro nel suo lavoro.