Pianificazione di un ufficio medico o organizzazione
Ci vuole molto tempo e molta pianificazione per implementare il processo di selezione e acquisizione di un sistema informativo (IS) in un'organizzazione sanitaria. Questo processo può variare da un'organizzazione all'altra, ma rimane ancora molto cruciale per il successo dell'organizzazione.
I professionisti degli uffici medici devono essere informati sui dettagli prima di iniziare il processo di acquisizione di un sistema informativo, come gli obiettivi dell'organizzazione guidano il processo di selezione e il ruolo che ciascuno degli stakeholder dell'organizzazione gioca nel processo di selezione e acquisizione.
Outsourcing o tecnici IT interni
Una delle prime decisioni è se scegliere tra esternalizzare l'IS e / o portare i tecnici IT (Information Technology) a lavorare all'interno della struttura.
Primo: l'organizzazione in esame deve chiedere: "Quali spese siamo disposti a spendere per implementare questo nuovo processo e quali sono i vantaggi di ogni scelta, in outsourcing o in-house?" Le risposte di queste due domande aiuteranno a guidare l'organizzazione nel direzione corretta per l'implementazione di un nuovo sistema informativo.
Secondo: gli obiettivi devono essere impostati su ciò che è richiesto e necessario da questo nuovo sistema informativo. L'elenco dovrebbe includere gli obiettivi dei dipendenti individualmente e nel loro insieme, gli obiettivi del front office, gli obiettivi del back office, tutti i medici partecipanti e gli obiettivi necessari per raggiungere la soddisfazione del paziente. Questi obiettivi definiranno il modo in cui l'organizzazione guiderà il processo di selezione del sistema informativo.
Gli obiettivi stabiliti all'interno dell'organizzazione guideranno il processo di selezione dell'implementazione di un nuovo sistema informativo in diversi modi. Ogni organizzazione funziona in modo diverso l'una dall'altra. Questo potrebbe includere avere più o meno esigenze, avere un numero maggiore o minore di pazienti, richiedere diversi formati di sistemi e / o lavorare su uno o più server.
Questi fattori per la scelta e l'implementazione di un sistema informativo sanitario avranno tutti un ruolo nel processo decisionale di implementazione di un nuovo sistema informativo.
Chi utilizzerà il sistema informativo?
L'organizzazione in esame deve decidere chi utilizzerà ciascun sistema e quali requisiti avranno bisogno per adempiere ai doveri come dipendente e soddisfare i propri pazienti allo stesso tempo. Si può vedere che quando si sceglie di implementare un sistema informativo in una struttura sanitaria ci sono molti fattori da considerare. Ad esempio: i dipendenti, i pazienti o chiunque altro possa essere affiliato con l'organizzazione. Prima di prendere decisioni basate su un nuovo sistema di informazione assicurarsi che gli obiettivi siano stati stabiliti e siano chiaramente compresi da tutte le parti coinvolte. Ciò ridurrà eventuali malintesi in futuro.
Un altro fattore importante da considerare quando si prende questa decisione è la formazione dei dipendenti, il costo per addestrare questi dipendenti e la capacità dei dipendenti di imparare come usare il sistema informativo appena implementato.
Conformità HIPAA per i sistemi di informazione medica
Ultimo, ma non meno importante, assicurati che il tuo studio medico sia conforme HIPAA. Con l'aumento dell'uso della tecnologia informatica nell'assistenza sanitaria, il tuo studio medico deve continuare a trovare modi per mantenere la sicurezza delle informazioni sanitarie protette (PHI) dei pazienti che servono.
La sicurezza HIPAA si riferisce alla creazione di salvaguardie per PHI in qualsiasi formato elettronico. Ciò include qualsiasi informazione utilizzata, memorizzata o trasmessa elettronicamente. Qualsiasi struttura definita da HIPAA come entità coperta ha la responsabilità di garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni dei suoi pazienti, nonché di mantenere la riservatezza delle loro PHI.
È imperativo che le cartelle cliniche rimangano confidenziali e non possano essere accessibili da persone che non dispongono dell'autorizzazione appropriata. Le divulgazioni fatte in merito alle informazioni sanitarie protette (PHI) di un paziente senza la loro autorizzazione sono considerate una violazione della normativa sulla privacy.
Tutti gli operatori sanitari hanno la responsabilità di mantenere il personale addestrato e informato in merito alla conformità HIPAA. Se la divulgazione intenzionale o accidentale e non autorizzata di PHI è considerata una violazione di HIPAA.