Processo, costi e diritti dei pazienti
La revisione delle cartelle cliniche è un tuo diritto ed è una cosa saggia da fare ogni volta che visiti un medico. A meno che tu non sia in un sistema sanitario che ti dà accesso alla tua cartella clinica elettronica, dovrai fare una richiesta di copia della tua cartella clinica.
Secondo la legge federale, hai il diritto di ottenere copie della maggior parte delle tue cartelle cliniche, siano esse copie cartacee o cartelle cliniche elettroniche .
Le note dei medici , i risultati dei test medici , i rapporti di laboratorio e le informazioni di fatturazione devono essere fornite all'utente se lo chiedi correttamente.
La legge federale che disciplina l'accesso alle nostre cartelle cliniche è denominata HIPAA (pronuncia HIP-a), la Portabilità delle assicurazioni sanitarie e l'Accountability Act. Queste regole riguardano principalmente problemi di privacy, ma sono così estese che molti operatori sanitari sono ancora confusi su come applicarli. Questa confusione a volte rende difficile per te ottenere i tuoi documenti, anche quando ne hai diritto.
Chi può richiedere la propria cartella clinica
Se vuoi ottenere copie delle tue cartelle cliniche, allora:
- Devi essere il paziente o il genitore o il tutore del paziente i cui record sono richiesti.
- Se non si è il paziente, il genitore o il tutore, è necessario ottenere il permesso scritto dal paziente, a volte utilizzando il modulo fornito dal fornitore. I caregiver o gli avvocati possono essere in grado di accedere ai record se il paziente ha fornito il permesso scritto al fornitore.
- Il Dipartimento della salute e dei servizi umani degli Stati Uniti fornisce buone informazioni di base per capire chi può o non può avere accesso ai registri di un paziente.
Molti pazienti credono che loro oi loro designati siano le uniche persone che possono ottenere copie dei loro archivi. In realtà, ci sono molti altri che possono ottenere l'accesso alla tua cartella clinica senza il tuo permesso.
Quali fornitori di assistenza sanitaria hanno le cartelle cliniche?
I fornitori, compresi medici, ospedali, laboratori e altri professionisti medici sono tenuti a conservare la maggior parte delle cartelle cliniche per adulti per sei anni o più, anche se questo varia a seconda dello stato in cui sono archiviati i documenti. Nella maggior parte degli stati, i registri dei bambini devono essere conservati per tre o dieci anni oltre i 18 o 21 anni. Se cerchi documenti più vecchi, contatta il fornitore per verificare se sono disponibili.
- I provider sono tenuti a condividere eventuali note o record creati da loro stessi o risultati di test per i quali hanno copie. Sono inoltre tenuti a condividere le informazioni a loro fornite su di te da un altro medico se tali informazioni sono state utilizzate per la diagnosi e / o il trattamento discusso con voi.
- I record dei test diagnostici di laboratorio per test quali esami del sangue, scansioni TC, radiografie, mammografie o altri, devono essere richiesti al medico che li ha ordinati o al medico di base. Tuttavia, dal 2014, è possibile richiedere questi risultati direttamente dal laboratorio.
- Se cerchi registri o record dell'ospedale da qualsiasi altra struttura medica, dovrai richiederli direttamente da quella struttura.
Registra che i fornitori non devono condividere con te
Essere consapevoli del fatto che potrebbe essere negato l'accesso ad alcuni record, in genere correlati a record di salute mentale.
Se un fornitore crede che permettendoti di guardare le tue cartelle cliniche possa mettere a rischio la tua salute fisica, la tua richiesta potrebbe essere rifiutata. Non possono negarti l'accesso solo perché pensano che sarai turbato a meno che non credano che il turbamento porterà a un tentativo fisico di farti del male. Se viene rifiutato, il fornitore deve chiarirlo per iscritto.
Questi tipi di record e circostanze includono:
- Note di psicoterapia
- Informazioni compilate per l'uso in una causa
- Record che non si trovano in un set di record designato
- Documenti che potrebbero mettere in pericolo la vita e la sicurezza
- Se il record include menzione di un'altra persona e il tuo accesso alla registrazione può causare danni a quella persona
- Se il record contiene informazioni da una fonte promessa di riservatezza e la tua richiesta rivelerà tale fonte
- Se sei in carcere e richiedi i tuoi documenti all'istituto di correzione e rilasci il record potrebbe avere un impatto negativo sulla sicurezza, la salute, l'affidamento o la riabilitazione di te stesso, altri detenuti o impiegati correttivi
- Se le informazioni che stai richiedendo fanno parte di un progetto di ricerca e hai acconsentito a non divulgare i documenti mentre il progetto è ancora in corso, potresti non essere in grado di ottenere quel record fino al completamento del progetto
Quanto costa ottenere i tuoi record?
Potrebbe essere necessario pagare le copie delle cartelle mediche che si desidera vengano consegnate su supporto cartaceo, via fax o elettronico. Il prezzo varierà a causa di diversi fattori . Ma devi solo pagare un costo ragionevole per fornire il record. Puoi comunque ricevere il tuo record se non hai pagato i servizi medici forniti.
Come richiedere la cartella clinica
La maggior parte delle pratiche e delle strutture ti chiedono di compilare un modulo per richiedere i tuoi record. Chiama l'ufficio del provider e richiedi una copia del modulo. Dovrebbero essere in grado di consegnartelo via fax, e-mail o posta ordinaria, oppure ritirarlo dal medico.
Se l'ufficio del medico non ha un modulo specifico, puoi scrivere una lettera per fare la tua richiesta. Includi queste informazioni:
- Il tuo nome, incluso il tuo nome da nubile (se applicabile)
- Numero di Social Security
- Data di nascita
- Indirizzo e numero di telefono
- Indirizzo email
- Record richiesti
- Data (s) di servizio (mesi e anni sotto la cura del medico)
- Firma
- Opzione di consegna (ritiro, fax, email, ecc.)
Che cosa succede se il medico non è più in pratica?
I medici non rimangono in pratica per sempre. Proprio come il resto di noi, cambiano lavoro, vanno in pensione, si trasferiscono o anche muoiono. I passi da fare per ottenere le cartelle cliniche dipendono da ciò che è accaduto alla pratica e alle registrazioni del medico dopo che se ne sono andati.
Pratica ancora in funzione: se il medico è andato via, ma la pratica è ancora in funzione, i record dovrebbero essere disponibili attraverso la pratica. Seguire lo stesso protocollo per richiedere le cartelle cliniche come se il medico stesse ancora lavorando in quella pratica.
Se la pratica è stata venduta : se la pratica del medico è stata combinata con o acquistata da un'altra pratica, allora la nuova entità pratica avrà ancora i tuoi record. Questo si applica anche se il medico non è più lì o se un gruppo di medici ha acquistato la pratica. Seguire lo stesso protocollo per ottenere le cartelle cliniche come se il medico stesse ancora lavorando lì.
Se la pratica è fuori commercio: se la pratica del medico si chiude e non è più in attività, hai tre possibili risorse:
- In primo luogo, contatta la tua società medica locale . Potresti riuscire a cercare il numero di telefono online o nella rubrica. È inoltre possibile trovare le informazioni di contatto necessarie attraverso la società medica del vostro stato. Qualcuno della società medica dovrebbe essere in grado di farti sapere che ne è stato della pratica del tuo dottore. È possibile che possano scoprire dove sono custoditi i registri del medico. Potrebbero anche essere in grado di dirti come ottenere le copie delle cartelle cliniche se la procedura varia dalla pratica standard.
- Se la tua società medica locale non ha le informazioni di cui hai bisogno, contatta la tua associazione della società medica statale . Di nuovo, una ricerca per l'associazione del tuo stato dovrebbe darti dei risultati.
- Infine, se nessuna di queste possibilità funziona, contatta gli ospedali della tua zona. I medici devono passare attraverso un processo formale per ottenere i privilegi per curare i pazienti in un ospedale, e molti medici lo fanno ad un certo punto della loro carriera. È possibile contattare un reparto come la chirurgia, la medicina interna o le risorse umane. Possono sapere dove vengono conservati i registri per i loro pazienti trattati da quel medico o essere in grado di indirizzarti al dipartimento appropriato.
Tieni presente che quando i tuoi documenti sono stati archiviati altrove, saranno difficili da recuperare a meno che non siano tra la minoranza di record che sono già stati trasferiti in un record di integrità elettronico. Per questo motivo, molto probabilmente ti verranno addebitate le copie che desideri.
Cosa succede dopo
Dopo aver effettuato la richiesta, potrebbe essere necessario attendere un po 'prima di ottenere i record. Le leggi statali regolano la velocità con cui tali documenti devono essere forniti a un paziente. In alcuni stati, ti verrà dato l'accesso per esaminarli immediatamente nell'ambulatorio del medico, ma potresti dover attendere tra 10 e 60 giorni per ottenere le tue copie. Altri stati richiedono l'accesso entro 30 giorni. Questi tempi possono a volte essere estesi se le circostanze lo richiedono.
Cosa succede se ti viene negato l'accesso ai tuoi record?
Ci sono protocolli e sistemi di reclamo da seguire se ti viene negato l'accesso o copie delle tue cartelle cliniche. Prendi quei passi se pensi che la tua negazione non fosse appropriata.
Se trovi qualcosa di sbagliato nella tua cartella clinica
Dopo aver ottenuto le copie dei tuoi documenti, assicurati di esaminarli attentamente . Se trovi errori, ti consigliamo di correggerli immediatamente per assicurarti che non possano influire su diagnosi o trattamenti futuri che potresti ricevere. Hai il diritto di HIPAA di richiedere che i tuoi documenti medici o di fatturazione siano modificati per correggere informazioni inaccurate o incomplete. I fornitori di solito accettano di correggere inesattezze fattuali. Ma se è una divergenza di opinioni, il tuo provider non è tenuto a modificare il record. Se la tua richiesta di modifica non è esaudita, HIPAA ti consente di aggiungere una dichiarazione di disaccordo al tuo record.
Una parola da
Sapere cosa c'è nella tua cartella clinica è parte del tuo ruolo attivo nella tua assistenza sanitaria. Se hai accesso elettronico alla tua cartella clinica, assicurati di rivederla dopo ogni appuntamento, visita o trattamento. Oltre a darti informazioni sulla tua salute, è una possibilità di chiarire gli errori o di discutere di tutto ciò che non è chiaro con il tuo medico.
> Fonti:
> Programma CLIA e Regolamento sulla privacy di HIPAA; Accesso dei pazienti ai rapporti di prova, regola finale, registro federale vol. 79, n. 25, 6 febbraio 2014.
> La tua cartella clinica. Dipartimento della sanità e dei servizi umani degli Stati Uniti. https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/medical-records/index.html